●工作文件的概念
工作文件是针对岗位、工序或具体过程环节规定具体操作步骤、内容和方法的文件。它主要 是指工作细则(规程)和作业指导书。工作文件涉及到组织的各个部门及方方面面，其中工作 细则(规程)主要是提供给科室和管理部门人员使用，如部门岗位职责、供应商评估工作细则 、库房物料管理规程等等；作业指导书主要对现场工作人员的操作步骤和要求提出具体的指 导，如工序作业指导书、检验或试验指导书等等。
工作文件和程序文件是有差别的，程序文件一般用于管理层和各部门、科室，而工作文件是 具体操作者使用的文件。程序文件主要是对一项活动的职责、工作范围、工作步骤作了规定 ，对具体工作细节通常都没有进行规定。工作文件是针对某一具体工作做的详细规定，并提 出了允许做和不允许做等注意事项。一般情况下程序文件涉及到部门，而工作文件只针对其 具体的工作或作业，只针对某一具体岗位而制订。它是在现场应用较广泛的文件。
工作文件的编写既要总结、吸取以往工作的经验和教训，又要采纳先进的技术和方法，它是 对怎样工作或作业的科学描述。工作人员在现场工作过程中，如果确实按照工作文件的要求 去操作，就可以避免出现差错。工作文件对工作细节的正确描述，保证了现场工作各个环节 准确无误地进行，可以使现场处于受控状态。
由于工作文件是质量管理体系文件的基础性文件，是程序文件的支持性文件，是以标准为依 据、以现场受控为目的的基础性文件，因此，建立和实施作业指导书，有利于现场工作的标 准化和科学化。
工作文件的作用
(1)提高工作质量
工作文件对工作细节作了详细的规定，特别是对于那些科研开发、作业复杂的工作，对其提 高工作质量很有成效。它可以帮助工作人员一步一步地按照工作要求去完成作业。然后通过 质量记录，对工作过程进行必要的控制和鉴证。
(2)为管理层提供必要的质量信息
现代管理已经进入到信息管理时代，利用信息进行管理最为迅速、经济、有效，而工作文件 明确地规定了完成某项工作或作业所必须填写的质量记录。这样，就可以通过工作文件去检 查原始记录，为管理层提供必要的质量信息，以便及时地发现存在的问题，采取有效的纠正 措施。
(3)有利于对组织职员开展培训，提高职员素质
工作文件为职员培训提供了素材。由于工作文件是现场工作过程中应用的文件，它具有很强 的针对性，所以利用工作文件对在岗的职员进行培训，常会取得良好的效果。尤其对新上岗 的职员培训，可以尽快地帮助他们熟悉工作，提高其素质。
●工作文件的编制原则及其注意事项
(1)工作文件的编制原则
①适宜性原则
在组织里，并不是每一项工作、每一个工作岗位都需要工作文件，一般是在较复杂的、技术要求高、容易出现问题的工作环节上使用。一般情况下确定是否使用工作文件，以如果没有工作文件就不能保证服务质量为原则。
②指导性原则
工作文件详细而准确地描述工作或作业，对指导操作起着重要作用。如作业指导书中规定了 作业目的、作业前的准备工作、需确认的事项、作业的顺序、作业时应注意的事项等方面， 使从事该项作业的人对作业有清楚而准确的了解。
③可操作性原则
工作文件的目的就是为了给操作者以足够的指导，以便帮助他们高质量地完成所规定的工作 ，所以应具有很强的可操作性。应能使从事该项工作的人员，即使是一名新手，经过短时间 的培训和学习，也能够利用工作文件准确无误地按照其要求把工作做好。可操作性是编写工 作文件的一个非常重要的原则。
(2)编写工作文件应注意的事项
①语言准确、简练
编写工作文件所用的语言要尽量精练，意思要清楚，用词要准确，无需用任何华丽的词句，只要按要求写清楚即可。
②注意总结经验教训
工作文件不仅要把工作中成功的经验叙述清楚，写出：“应该怎么做”，而且要把教训总结 出来，如在作业指导书中往往还要写出：“不应该怎么样”。要写好工作中的注意点及注意 事项，以避免作业者出错。
●作业指导书的基本内容及格式
一般作业指导书需要统一格式，其内容顺序如下:
(1)作业目的
作业目的是指完成此项工作所应达到的目标和结果,也就是为什么要进行此项作业,完成此作 业要达到的技术指标等。
(2)作业前的准备和确认事项
作业前的准备和确认工作一般包括:设备的状态确认、作业图纸和工作指令的确认、各种基 准的确认和作业前应准备的工具、作业台的整理等。
(3)作业流程
作业流程是指导完成该项作业标准化的作业顺序及步骤。作业流程规定了每一步骤的具体操 作要求和操作内容等等。
(4)作业注意事项
作业注意事项是指完成每作业步骤应注意的问题,并且要写上由于不注意以上的要求可能发 生的不良现象。
(5)其他注意事项及特殊事项
主要是写处理异常的程序以及对于关键问题、特殊需求确认的规定。
(6)工作图
如有必要可以附上工作图,在作业指导书中的正文部分,适当地穿插必要的图示加以说明。